Partie 2 GAZETTE OFFICIELLE DU QUÉBEC, 23 juillet 2025, 157e année, no 30 4510

© Éditeur officiel du Québec, 2025,                                    RÈGLEMENTS ET AUTRES ACTES

Règlement intérieur du Comité paritaire de l’industrie automobile des Cantons de l’Est

Loi sur les décrets de convention collective (chapitre D-2, a. 18, 1er al. et a. 22, 2e

 al., par. l).

SECTION I

CHAMP D’APPLICATION

1. Application — Le présent règlement s’applique aux parties contractantes du Comité paritaire de l’industrie automobile des Cantons de l’Est, aux membres du conseil d’administration de ce comité ainsi qu’à ses employés et, s’il y a lieu, à ses consultants.

Le présent règlement complète le Règlement général visant à encadrer les règlements d’un comité paritaire (chapitre D-2, r. 17). Dans le cas où les dispositions du présent règlement sont inconciliables ou soulèvent un doute dans leur interprétation avec celles du règlement général, ces dernières ont préséance.

SECTION II

CONSTITUTION ET MISSION DU COMITÉ

2. Nom — Le nom du comité est: « Comité paritaire de l’industrie automobile des Cantons de l’Est ».

Dans le présent règlement, il est désigné sous le nom de « comité ».

3. Siège — Le siège du comité est situé dans la ville de Sherbrooke. Son adresse est publiée sur le site Internet du comité.
4. Mission — Le comité surveille l’application et assure l’observation du Décret sur l’industrie des services automobiles des régions d’Arthabaska, Granby, Sherbrooke et Thetford Mines (chapitre D-2, r. 6), conformément à la Loi sur les décrets de convention collective (chapitre D-2). À cette fin, il doit notamment:

1° informer et renseigner les salariés et les employeurs professionnels sur les conditions de travail prévues à ce décret;

2° exercer les recours des salariés qui naissent de ce décret ou de la Loi sur les décrets de convention collective;

3° entendre, considérer les plaintes écrites des employeurs professionnels et des salariés relatives à ce décret et prendre les procédures qui s’imposent, s’il y a lieu.

RÈGLEMENTS ET AUTRES ACTES

5. Droits, pouvoirs et obligations — Le comité a les droits, pouvoirs et obligations que lui confère la Loi sur les décrets de convention collective (chapitre D-2).

SECTION III

CONSEIL D’ADMINISTRATION DU COMITÉ

Composition et nomination des membres du conseil d’administration

6. Composition — Le comité est administré par un conseil d’administration formé de 14 membres nommés par les parties contractantes de la façon suivante :

1° pour la partie contractante patronale :

1. a) 2 membres issus de la Corporation des concessionnaires d’automobiles de l’Estrie (C.C.A.D.E.) Inc.;
2. b) 1 membre issu de l’Association des industries de l’automobile du Canada;
3. c) 1 membre issu de l’Association des spécialistes de pneu et mécanique du Québec (ASPMQ);
4. d) 1 membre issu de l’Association des marchands Canadian Tire du Québec;
5. e) 1 membre issu de l’Association des services de l’automobile;
6. f) 1 membre issu de la Corporation des carrossiers professionnels du Québec;

2° pour la partie contractante syndicale :

1. a) 3 membres issus du Syndicat du secteur automobile de l’Estrie (CSN);
2. b) 2 membres issus de la Fédération démocratique de la métallurgie, des mines et des produits chimiques (CSD);
3. c) 2 membres issus du Syndicat du secteur automobile du centre du Québec (CSN).
4. Substitution — Chaque partie contractante peut nommer jusqu’à deux substituts pour siéger en cas d’absence ou d’incapacité d’agir d’un membre nommé par

elle. Le substitut possède les mêmes droits et privilèges que le membre qu’il remplace.

Une maladie, une obligation familiale ou professionnelle, un congé personnel ou un conflit d’intérêts peut notamment constituer un motif d’absence ou d’incapacité d’agir.

8. Attestation et formation — À son entrée en fonction, un membre ou un substitut doit transmettre au secrétaire du conseil d’administration un document attestant de sa nomination, lequel doit être signé par une personne autorisée par la partie contractante qui l’a nommé.

Tout membre ou substitut doit également suivre une formation auprès du directeur général, ou de la personne que ce dernier désigne, sur les fonctions et les responsabilités des membres du conseil d’administration, et ce, dans un délai raisonnable suivant sa nomination.

9. Durée du mandat — Les membres du conseil d’administration sont nommés pour un mandat d’un an, lequel peut être renouvelé, consécutivement ou non, pour la même durée. La durée totale des mandats exécutés ne doit toutefois pas excéder 12 ans.

À l’expiration de leur mandat, les membres demeurent en fonction jusqu’à ce qu’ils soient remplacés ou nommés de nouveau.

10. Remplacement — Une vacance à un poste de membre du conseil d’administration est comblée de la façon prévue pour la nomination de la personne à remplacer, et ce, pour la durée non écoulée de son mandat.

Malgré l’article 9, lorsqu’un membre est nommé pour siéger au conseil d’administration en considération du poste qu’il occupe au sein d’une partie contractante et qu’il est démis de ses fonctions, il est remplacé par son successeur à ce poste pour la durée non écoulée de son mandat.

Malgré l’article 9, une partie contractante doit remplacer un membre qu’elle a nommé lorsque ce membre n’est plus apte à exercer cette fonction à la suite d’une décision du conseil d’administration qui a reconnu, lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin, qu’il n’a pas respecté l’une des obligations prévues aux articles 33 à 36, 38, 39 et 41 à 46 du Règlement général visant à encadrer les règlements d’un comité paritaire (chapitre D-2, r. 17).

Le secrétaire informe les parties contractantes, par écrit, du remplacement d’un membre.

11. Absence — Lorsqu’un membre s’absente de 3 assemblées ordinaires consécutives sans justification valable, son poste devient vacant de plein droit et le secrétaire en avise immédiatement par écrit la partie contractante qui l’a nommé pour que celle-ci nomme un remplaçant.

RÈGLEMENTS ET AUTRES ACTES

12. Vacance — Toute vacance à la suite d’une démission d’un membre du conseil d’administration, d’une absence sans justification valable ou d’une incapacité à remplir sa fonction est comblée par la partie contractante concernée dans un délai de 2 mois.
13. Présidence du conseil d’administration — Le conseil d’administration élit parmi ses membres 2 coprésidents. Les coprésidents dirigent le conseil d’administration.

Assemblées du conseil d’administration

14. Assemblée ordinaire — Une assemblée ordinaire doit être tenue au moins tous les 2 mois, à moins d’avis contraire d’un des 2 coprésidents, mais minimalement 6 fois par année.
15. Assemblée spéciale — Une assemblée spéciale est convoquée à la suite d’une décision prise par le conseil d’administration en assemblée ordinaire, par un coprésident ou à la suite d’une demande écrite d’au moins 5 membres.

Les sujets abordés en assemblée spéciale se limitent à ceux mentionnés à l’avis de convocation.

16. Assemblée annuelle — Le conseil d’administration tient une assemblée annuelle vers la fin du mois de septembre de chaque année ou au plus tard durant le dernier trimestre de son année financière.

Au cours de cette assemblée, le conseil d’administration doit:

1° élire 2 coprésidents, dont un issu de la partie contractante patronale et l’autre issu de la partie contractante syndicale;

2° nommer un auditeur indépendant dont le mandat est de préparer les états financiers du comité conformément aux principes comptables généralement reconnus ainsi que de produire la lettre de déclaration des états financiers vérifiés;

3° adopter les résolutions annuelles concernant le dépôt et la signification des poursuites civiles et pénales.

17. 17. Présidence des assemblées — La présidence des assemblées est assumée, en alternance d’assemblée en assemblée, peu importe qu’il s’agisse d’une assemblée ordinaire, spéciale ou annuelle, par le coprésident de la partie contractante patronale ou par celui de la partie contractante syndicale.

En cas d’absence du coprésident désigné pour présider l’assemblée, l’autre coprésident le préside.

Si les deux coprésidents sont absents, le conseil d’administration désigne, au début de l’assemblée, un membre pour la présider.

18. Lieu des assemblées — Les assemblées du conseil d’administration se tiennent au siège du comité ou ailleurs sur le territoire compris dans le champ d’application du décret si une résolution est adoptée à cet effet à l’assemblée précédente.

Les membres du conseil d’administration peuvent toutefois, si la majorité d’entre eux y consentent, participer à une assemblée à l’aide de moyens technologiques permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

19. Avis de convocation — Un avis de convocation écrit qui indique la date, l’heure, le lieu de l’assemblée ainsi que, s’il y a lieu, les moyens technologiques permettant d’y participer est transmis à chaque membre du conseil d’administration au moins 2 jours ouvrables avant la tenue d’une assemblée.

Sont joints à l’avis de convocation, l’ordre du jour ainsi que les documents nécessaires à la préparation de l’assemblée.

Lorsqu’il y a lieu d’adopter, de modifier ou d’abroger le décret ou un règlement du comité, l’avis de convocation est transmis au moins 8 jours ouvrables avant l’assemblée et fait mention du projet de décret ou de règlement en cause.

Cependant, le présent article ne s’applique pas lorsqu’il y a urgence ou lorsqu’il y a un ajournement de l’assemblée.

Les membres du conseil d’administration peuvent renoncer à l’avis de convocation à une assemblée. Leur seule présence équivaut à une renonciation à l’avis de convocation, à moins qu’ils n’aient préalablement contesté la régularité de la convocation.

20. Quorum — Le quorum à une assemblée du conseil d’administration est de 8 membres, dont au moins 3 membres de chacune des parties contractantes.

Le quorum doit être maintenu pendant toute la durée de l’assemblée.

21. 21. Vote — Au cours d’une assemblée, les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents, soit en présentiel ou par visioconférence, y compris les coprésidents. En cas d’égalité, le coprésident agissant comme président d’assemblée a un vote prépondérant.

RÈGLEMENTS ET AUTRES ACTES

22. Déroulement — Les assemblées du conseil d’administration se tiennent à huis clos.

Seuls les membres du conseil d’administration y sont admis, à moins d’une invitation écrite d’un coprésident ou du secrétaire. Cette invitation doit être préalablement approuvée par les membres.

Le Code de procédure des assemblées délibérantes de Victor Morin s’applique lors des assemblées du conseil d’administration, sauf en cas de disposition contraire du présent règlement.

23. 23. Sous-comités — Le conseil d’administration peut former des sous-comités afin de l’aider à administrer ses affaires et à prendre des décisions relatives au décret.

Les dispositions prévues aux articles 18, 19 et 22 s’appliquent aux assemblées des sous-comités.

SECTION IV

NOMINATION ET FONCTIONS DE CERTAINS EMPLOYÉS DU COMITÉ

24. 24. Nomination d’un directeur général, d’un secrétaire et d’un trésorier — Le conseil d’administration nomme un directeur général, un secrétaire et un trésorier dont les fonctions sont prévues aux articles 25 à 27.

Le secrétaire et le trésorier sont nommés pour un mandat d’un an, lequel peut être renouvelé.

25. Fonctions du directeur général — Le directeur général assume la gestion des affaires courantes du comité dans le respect des règles de droit applicables, des orientations du conseil d’administration et des pratiques de gestion saines et prudentes.

En plus des fonctions qui lui sont attribuées en vertu des articles 27 à 30 du Règlement général visant à encadrer les règlements d’un comité paritaire (chapitre D-2, r. 17), le directeur général veille à la gestion du comité et à l’ensemble de ses opérations.

À cette fin, il:

1° assume la coordination des fonctions du comité, dont, entre autres, celles relatives aux ressources humaines, financières et matérielles ainsi qu’aux affaires publiques et juridiques;

2° dirige les membres du personnel du comité, y compris l’embauche, l’évaluation, l’imposition de mesures disciplinaires ou la fin d’emploi de tout membre du personnel, conformément au plan d’effectif et, s’il y a lieu, aux directives du comité;

3° siège d’office aux assemblées du conseil d’administration et à celles des sous-comités et prend en charge leur fonctionnement;

4° élabore, à la demande du conseil d’administration, les orientations stratégiques et les règles de gouvernance du comité, notamment un plan stratégique, une déclaration de services, un code d’éthique et de déontologie pour les membres du conseil d’administration et un autre pour les employés du comité, une politique de traitement de plaintes ainsi qu’une politique de révision des décisions;

5° vérifie que les services offerts par le comité sont conformes à sa déclaration de services et que tous les documents devant être adoptés par le conseil d’administration le sont;

6° s’assure que toute personne qui administre un fonds du comité fournisse un cautionnement par police d’assurance, approuvé préalablement par le ministre, dont la prime est assumée par le comité;

7° prépare ou fait préparer les rapports, les statistiques et les états financiers demandés par le conseil d’administration ou par le ministre dans le cadre de l’application de la Loi sur les décrets de convention collective (chapitre D-2) et du décret;

8° rend compte des activités du comité auprès du ministre, lorsque requis, et lui transmet les documents demandés;

9° établit une communication constante avec les salariés et les employeurs assujettis au décret ainsi qu’avec les partenaires du comité, afin, notamment, d’informer le conseil d’administration des éléments qui pourraient améliorer les relations entre le comité et ceux-ci.

En outre, si cela ne contrevient pas à la mission du comité de surveiller l’application et d’assurer l’observation du décret et ne nuit pas aux activités régulières du comité, le directeur général peut également exercer les fonctions suivantes:

1° agir de manière complémentaire avec d’autres organismes et entreprises dans le champ d’application du décret;

2° représenter le comité auprès de divers organismes et entreprises pour assurer son rayonnement.

Le directeur général exerce l’ensemble de ses fonctions dans le respect des politiques établies par le conseil d’administration et lui fait un suivi régulier des activités du comité.

RÈGLEMENTS ET AUTRES ACTES

26. Fonctions du secrétaire — Le secrétaire s’assure que les responsabilités administratives du conseil d’administration soient adéquatement assumées. À cette fin, il:

1° prépare l’ordre du jour et convoque les assemblées du conseil d’administration et de ses sous-comités, conformément au présent règlement;

2° veille à ce que les procès-verbaux qu’il dresse soient conformes aux assemblées du conseil d’administration et de ses sous-comités, que la tenue des registres est à jour et que le sceau du comité est utilisé correctement;

3° assure la garde des livres, des archives et des documents appartenant au comité, lesquels sont conservés au siège du comité. Il ne peut se dessaisir d’aucun de ces documents sans la permission du conseil d’administration ou l’ordre d’un tribunal, du ministre ou d’un fonctionnaire autorisé par le ministre.

27. Fonctions du trésorier — Le trésorier s’assure que les responsabilités financières et fiscales du comité soient adéquatement assumées. À cette fin, il:

1° prépare les prévisions budgétaires annuelles et les

présente au conseil d’administration;

2° perçoit les deniers du comité, les dépose dans une institution bancaire, une coopérative de services financiers au sens de la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3) ou une compagnie de fidéicommis légalement constituée désignée par le conseil d’administration et conserve ces sommes en dépôt jusqu’à ce qu’elles soient utilisées conformément aux directives du conseil d’administration;

3° tient la comptabilité du comité, notamment:

1. a) de toute somme d’argent reçue et dépensée avec annotation des items et pièces justificatives à l’appui;
2. b) de l’actif et du passif du comité;
3. c) de toute autre transaction affectant la situation financière du comité;

4° dépose périodiquement les états des revenus et dépenses du comité au conseil d’administration.

Il exerce ses fonctions en suivant les bonnes pratiques de gouvernance et de gestion.

SECTION V

DÉLÉGATION D’AUTORITÉ ET SIGNATURES

28. Vacance au poste de directeur général — En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du directeur général, les fonctions de ce dernier sont assumées par le directeur du service des enquêtes et de l’inspection jusqu’à son retour ou jusqu’à la nomination, par le conseil d’administration, d’un directeur général par intérim ou d’un nouveau directeur général.
29. Effets bancaires — Les paiements effectués à l’ordre des salariés sont signés par le directeur général et le directeur du service des enquêtes et de l’inspection.

Les autres ordres de paiement, y compris ceux liés à l’exécution d’un contrat, sont signés par un coprésident et par le directeur général ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, par le directeur général adjoint.

Les reçus et les effets bancaires de tout paiement effectué par le comité sont conservés au siège du comité et doivent être produits pour les besoins de vérification et d’inspection.

30. Approbation des comptes — Sauf disposition contraire dans un autre règlement, tout paiement en dehors du cours normal des affaires du comité est approuvé au préalable par le conseil d’administration.
31. Signature des contrats — Les contrats sont approuvés par le conseil d’administration. Ils sont signés par un coprésident et par le directeur général.

SECTION VI

ALLOCATION DE PRÉSENCE ET FRAIS DE DÉPLACEMENT

32. Allocation de présence — Le comité verse à un membre une allocation de présence de 200$ par jour après sa participation à une assemblée du conseil d’administration ou à un de ses sous-comités.

Aucun membre ne peut recevoir plus de 4 allocations de présence par mois.

Le montant total des allocations versées à un membre ne peut excéder 5 000$ par année.

33. Frais de déplacement — Le comité rembourse à un membre, sur présentation des pièces justificatives et conformément à la Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement et autres frais inhérents (C.T. 194603, 2000-03-30), ses frais réels de déplacement pour sa participation, en personne, à une assemblée du conseil d’administration ou de l’un de ses sous-comités.

RÈGLEMENTS ET AUTRES ACTES

Aucuns frais ne sont remboursés pour la participation virtuelle d’un membre à une assemblée du conseil d’administration ou de l’un de ses sous-comités.

SECTION VII

DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALE

34. Année financière — L’année financière du comité se termine le 31 décembre de chaque année.
35. Assurance — Le comité doit détenir une ou plusieurs polices d’assurance pour couvrir sa responsabilité civile et celle des membres du conseil d’administration et des dirigeants du comité.

En l’absence d’une couverture d’assurance en vigueur détenue par le comité et sauf en cas de faute grave, le comité devra prendre fait et cause et tenir indemne tout membre du conseil d’administration et dirigeant du comité dont la responsabilité est engagée pour cause d’erreur ou d’omission dans l’exercice de ses fonctions et renonce, par conséquent, à exercer contre ceux-ci toute réclamation à cet égard.

36. Remplacement — Le présent règlement remplace les statuts du Comité paritaire de l’industrie de l’automobile des Cantons de l’Est (1971), approuvés par l’arrêté en conseil numéro 3289-71 du 22 septembre 1971, et le Règlement sur l’allocation de présence et sur les frais de déplacement des membres du Comité paritaire sur l’industrie des services automobiles des Cantons de l’Est, approuvé par le décret numéro 481-2012 du 9 mai 2012, ainsi que leurs modifications subséquentes.
37. Entrée en vigueur — Le présent règlement entre en vigueur à la date de sa publication à la Gazette officielle du Québec.

Partie 2 GAZETTE OFFICIELLE DU QUÉBEC, 23 juillet 2025, 157^e année.

© Éditeur officiel du Québec, 2025